Wszystko co powinieneś wiedzieć o udostępnianiu i współpracy na Dysku Google

Drogi nauczycielu, jestem ciekawa, czy znasz którąś z tych sytuacji? Otwierasz szufladę i wysypujesz z niej garść pendrivów. Następnie dumasz, na którym znajduje się najaktualniejsza wersja pliku. Albo zawał serca po awarii komputera i utracie wszystkich skrupulatnie zapisywanych plików. A może niekończące się wysyłanie i odsyłanie dokumentu w załączniku, nad którym pracujesz z zespołem nauczycieli. Mogłabym wymieniać dalej:)

Ja doskonale pamiętam te sytuacje. Na szczęście teraz nie wywołują one u mnie palpitacji serca, a jedynie uśmiech na twarzy. A to za sprawą tego, że już od kilku lat przechowuje swoje pliki w chmurze, na Dysku Google. Dzisiaj pokażę ci zalety tego rozwiązania oraz jak w trzech krokach udostępniać pliki. 

Czym jest Dysk Google?

Dysk Google to darmowa usługa, którą otrzymujemy w pakiecie, zakładając konto Gmail. Korzystając z prywatnego konta, masz do dyspozycji przestrzeń dyskową o pojemności 15 MB. Jeśli twoja szkoła posiada G Suite dla Szkół, możesz gromadzić na nim nielimitowaną ilość materiałów. Oprócz tego Google oferuje szeroki wachlarz rozmaitych narzędzi, wśród których znajdują się Dokumenty, Prezentacje, Google Classroom, Formularze, Arkusze, Rysunki. Cały ekosystem Google jest spójny, intuicyjny, łatwy w użyciu i wyposaża nauczyciela w arsenał e-narzędzi do wykorzystania w klasie. Wszystkie z nich dają możliwość współpracy w czasie rzeczywistym, co jest kwintesencją Dysku.

Co umożliwia Dysk Google?

  • Masz dostęp do plików z dowolnego urządzenia, wystarczy zalogować się na konto Gmail.
  • Możesz przechowywać tam pliki w dowolnym formacie i udostępniać je wybranym osobom.
  • Wykorzystując np. Dokumenty albo Prezentacje Google, kilka osób może równocześnie współpracować na tym samym dokumencie, zmiany są widoczne na żywo i są zapisywane automatycznie.

Jak udostępnić plik na Dysku w trzech krokach?

KROK 1: Wybierz CO chcesz udostępnić

Możesz udostępnić pojedynczy plik lub cały folder. Zaletą udostępniania folderu jest to, że każdy plik, który zostanie do niego dodany będzie automatycznie dostępny dla danej grupy osób, bez konieczności każdorazowego udostępniania pojedynczych dokumentów.

KROK 2: Ustal KOMU chcesz udostępnić

PRYWATNY

W ustawieniach domyślnych każdy plik, który zamieszczasz na Dysku, jest prywatny. Inni mogą mieć do niego wgląd dopiero, jeśli udzielisz im dostępu.

UDOSTĘPNIANIE OSOBOM I GRUPOM

Skorzystaj z tej opcji, jeśli chcesz podzielić się plikami z małą grupą uczniów, nauczycieli lub innymi współpracownikami.

Kliknij w ‘Udostępnij’, wpisz maile współpracowników. Opcjonalnie możesz dodać wiadomość i wysłać powiadomienie na maila.

UDOSTĘPNIANIE ZA POMOCĄ LINKU

Jeśli chcesz szybko i łatwo udostępnić coś większej grupie osób, możesz to zrobić dzieląc się unikalnym linkiem (URL). W zależności czy korzystasz z konta prywatnego czy szkolnego wygląda to delikatnie inaczej.

NA KONCIE PRYWATNYM

Kliknij w podświetlony na niebiesko napis ‘Zmień na Każda osoba mająca link’. Następnie skopiuj link w mailu lub innym miejscu i wyślij do docelowej grupy odbiorców.

Aby ponownie ograniczyć dostęp, kliknij w strzałkę obok napisu ‘ Każda osoba mająca link’ i wybierz ‘Dostęp ograniczony’.

NA KONCIE SZKOLNYM

Zacznijmy od tego, że administrator szkolnego konta G Suite może zablokować możliwość udostępniania plików poza domenę szkoły. Wtedy można udostępniać materiały tylko osobom posiadającym szkolne konto. 

Chcąc udostępnić plik z użyciem linku na koncie szkolnym, kliknij w niebieski napis ‘Zmień na: nazwa domeny szkoły’. Domyślnie link, który chcesz udostępnić, będzie dostępny wyłącznie wewnątrz domeny szkoły.

Aby udostępnić link osobom poza domenę (jeśli ta opcja jest włączona), kliknij na strzałkę obok nazwy domeny szkoły i wybierz ‘Każda osoba mająca link’ (tak jak jest to pokazane na poniższym obrazku).

KROK 3: Określ CO MOŻNA ZROBIĆ z udostępnionym plikiem

Gdy zdecydowałeś już kto ma dostęp pliku, teraz określ, co ta osoba może z nim zrobić. Są trzy możliwości:

  • Przeglądać
  • Komentować 
  • Edytować

Tutaj pokazuję, jakie czynności można wykonać na tych trzech poziomach dostępu.

Gdy dodajemy osobę do współpracy, ustawienia domyślne sugerują, że stanie się ona edytorem. Jeśli nie chcesz, aby ktokolwiek wprowadzał zmiany w twoich materiałach lub je usunął, pamiętaj, aby ograniczyć jej dostęp wyłącznie do odczytywania pliku.

DODATKOWE OGRANICZENIA

Osobiście zależy mi na tym, aby pliki, które współdzielę, były bezpieczne i nie zostały wykorzystane w inny sposób, niż sobie tego życzę. Dlatego na koniec pokażę jeszcze jedną ważną opcję, pozwalającą na ograniczenie tego, w jaki sposób współpracownicy mogą wykorzystać udostępniony plik.

W oknie udostępniania, w prawym górnym rogu znajdziesz zębate koło. Klikając w nie możesz zadecydować czy:

  • Edytorzy mogą udostępniać pliki i zmieniać uprawnienia do nich
  • Przeglądający i komentatorzy mają dostęp do opcji pobierania, drukowania i kopiowania plików

Mam nadzieję, że jeśli jeszcze nie używasz Dysku Google, to dałam ci chociaż jeden powód, aby wykorzystać go w klasie. To proste w obsłudze narzędzie, które może przysłużyć się do rozkwitu współpracy na twoich lekcjach.

Jeśli Dysk Google to twoje codzienne miejsce pracy, podziel się w komentarzu, jak wykorzystujesz go ze swoimi uczniami:)

Zapisz się na mój Newsletter!